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Notfallordner: Erste Hilfe im Betrieb

Fällt der Unternehmer etwa durch Krankheit aus, gefährdet das oft die Existenz seiner Firma. Damit der Betrieb weiterläuft, brauchen die Vertreter dann Zugriff auf wichtige Unterlagen sowie Vollmachten für anstehende Entscheidungen.

Autor: Eva-Maria Neuthinger


Claus Rüberg fühlt sich fit und arbeit­et viel. Betrieblich wie pri­vat läuft es für den Unternehmer im baden-würt­tem­ber­gis­chen Elzach gut. Vor einem Jahr hat er mit Peter Braßel­er die Drech­sler­w­erk­statt Feninger über­nom­men. „Wir sind gut ges­tartet“, freut sich der 42-Jährige. Eigentlich hat er keinen Grund, sich Sor­gen zu machen. Trotz­dem will Rüberg möglichst schnell einen Not­fallplan ausar­beit­en, damit der Betrieb, falls nötig, ohne Chefs läuft. Die Bedeu­tung des The­mas ist den bei­den klar gewor­den, als sie im Som­mer gle­ichzeit­ig Urlaub nah­men: „Zwar lief alles gut, zumal wir tele­fonisch für die Mitar­beit­er erre­ich­bar waren und es keine schw­er­wiegen­den Störun­gen gab“, so Rüberg. Aber dann skizziert er ein möglich­es Krisen­szenario mit weitre­ichen­den Kon­se­quen­zen: „Wir müssen nur zusam­men im Auto sitzen und einen Unfall haben.“ Mit anderen Unternehmern haben sie solche Fälle ange­sprochen und heftig disku­tiert: „Auch unsere Kol­le­gen sind sen­si­bil­isiert, aber nur wenige haben schon Vor­sorge getrof­fen“, hat der Fir­menchef dabei gel­ernt.

Für den Ern­st­fall pla­nen. Als ersten Schritt wollen Rüberg und Braßel­er einen Not­fal­lord­ner anle­gen. Er soll einen Fahrplan enthal­ten, was bei langer Krankheit oder Tod eines Part­ners zu tun ist. Dort sollen zum Beispiel auch Lis­ten mit wichti­gen Verträ­gen und Pass­wörtern sowie Voll­macht­en hin­ter­legt wer­den. „Sicher­lich besprechen wir uns auch mit unseren Ehep­art­nern“, sagt Rüberg. So ver­ant­wor­tungs­be­wusst sind nicht viele Unternehmer. „Schätzungsweise weniger als zehn Prozent tre­f­fen Vor­sorge“, meint Mal­colm Schauf, Pro­fes­sor mit Spezial­ge­bi­et Mit­tel­stand an der FOM Hochschule für Oekonomie & Man­age­ment in Düs­sel­dorf. „Unternehmer glauben, dass ihnen nie etwas passiert.“ Dabei ist das Risiko nicht zu unter­schätzen: Sta­tis­tisch betra­chtet, wer­den gut 40 Prozent der heute 30- bis 40-jähri­gen Erwerb­stäti­gen vor ihrer reg­ulären Renten­zeit beruf­sun­fähig. Diese Zahlen soll­ten auch Unternehmer ver­an­lassen, frühzeit­ig vorzu­sor­gen.

Pass­wörter hin­ter­legen, Schauf rät, Lis­ten zu erstellen, wo welche Unter­la­gen im Betrieb zu find­en sind. Auf jeden Fall gehört in den Not­fal­lord­ner eine Auf­stel­lung aller wichti­gen Verträge, vom Mietver­trag über Leas­ing­doku­mente bis zu Arbeits- und Liefer­an­ten­verträ­gen. Auch betriebliche Kon­ten sind mit allen Dat­en zu erfassen. Jed­er Fir­menchef sollte sich­er­stellen, dass eine Per­son seines Ver­trauens auf diese Infor­ma­tio­nen zugreifen kann. Der Pro­fes­sor ken­nt Fälle, in denen selb­st nahe Fam­i­lien­ange­hörige nichts von einzel­nen Bankverbindun­gen wussten. „Entsprechende Voll­macht­en für den Not­fall zu geben gehört eben­so zum Pflicht­pro­gramm“, betont Schauf. Solche Doku­mente kön­nen genau­so wie sen­si­ble Geschäft­szahlen oder Pass­wörter beispiel­sweise beim Steuer­ber­ater deponiert wer­den, der der Ver­trauensper­son im Ern­st­fall einen schnellen Zugang ermöglicht

Fällt der Chef aus, muss das Tages­geschäft weit­er­laufen. Darum sollte er auch hier als Ver­trauensper­son für die Fam­i­lie sowie als Ansprech­part­ner für Kol­le­gen, Liefer­an­ten und gute Kun­den einen Mitar­beit­er benen­nen – in der Regel seine rechte Hand. „Je klein­er der Betrieb, desto mehr Infor­ma­tio­nen braucht diese Ver­trauensper­son“, erläutert Experte Schauf. In Klein- und Mit­tel­be­trieben hat nicht sel­ten allein der Inhab­er die „Paten­trezepte“ im Kopf. „Fir­men­wis­sen wird vielfach in der Per­son des Chefs gebün­delt“, weiß Schauf. Größere Betriebe betreiben dage­gen zumeist ein pro­fes­sionelles Wis­sens- und Doku­men­ta­tion­s­man­age­ment. Entsprechend hängt deren Erfolg in der Regel nicht allein von der Geschäft­sleitung ab.

An Inter­ims­man­ag­er denken. Für Mit­tel­ständler mit über ein­er Mil­lion Euro Jahre­sum­satz emp­fiehlt es sich deshalb, einen Beirat zu grün­den. Dies bietet mehrere Vorteile: Zum einen hat der Unternehmer einen direk­ten Ansprech­part­ner, falls er eine kom­pe­tente Ein­schätzung braucht. Ein Beiratsmit­glied, als das sich etwa der Steuer­ber­ater anbi­etet, dient dem Fir­menchef in der strate­gis­chen Geschäfts­führung langfristig als Spar­ringspart­ner. Zum anderen lässt sich, wenn der Unternehmer über­raschend aus­fällt, aus dem Kreis des Beirats manch­mal ein Inter­ims­man­ag­er find­en. Alter­na­tiv kann der Beirat mit seinem Net­zw­erk bei der Suche nach einem geeigneten Kan­di­dat­en helfen.

Früh ein Tes­ta­ment machen. Im Kreis der Mitar­beit­er oder der Fam­i­lie lässt sich kaum schnell ein Übernehmer find­en. „Die Nach­folge im Mit­tel­stand zu pla­nen und vorzu­bere­it­en ist sehr schwierig“, so Pro­fes­sor Schauf, zumal auch erbrechtliche Fra­gen rel­e­vant wer­den. Daher sollte jed­er Fir­menchef bei der Vor­sorge­pla­nung neben der Vor­bere­itung des Not­fal­lord­ners auch sein Tes­ta­ment auf­set­zen. Andern­falls tritt die geset­zliche Erb­folge ein, was für die Fir­ma oft nicht gut ist, weil Kap­i­ta­lanteile und Führung nicht kon­trol­liert an die näch­ste Gen­er­a­tion gehen. Ein qual­i­fiziert­er Berater kann bei der tes­ta­men­tarischen Lösung sowie bei der Not­fallpla­nung ins­ge­samt unter­stützen. Das The­ma Tes­ta­ment wird TRIALOG in ein­er der näch­sten Aus­gaben auf­greifen.

Claus Rüberg jeden­falls hat sich vorgenom­men, das The­ma Not­fallplan schnell anzuge­hen: „Mein Part­ner und ich wer­den mit küh­lem Kopf über­legen, welche Maß­nah­men wir ergreifen wollen, um für alle Fälle abgesichert zu sein.“

Notfallordner

Die wichtig­sten Inhalte


Passiert etwas, brauchen Fam­i­lie und aus­gewählte Mitar­beit­er einen Überblick über die Sit­u­a­tion im Betrieb. Aktu­al­isieren Sie jedes Jahr den Not­fal­lord­ner. Scan­nen Sie wichtige Orig­i­nale, damit sie in der EDV sind. Spe­ich­ern Sie die let­zte Ver­sion und ermöglichen Sie Vertretern den Zugriff. Diese Unter­la­gen und Auf­stel­lun­gen sind beson­ders wichtig:
Vertre­tungs­plan: Wer soll im Ern­st­fall welche Auf­gabe übernehmen?
Ver­tragsüber­sicht: Was find­et sich wo – von Arbeitsverträ­gen über Liefer­an­ten- und Kun­den­verträge bis zu Miet- und Ver­sicherungsverträ­gen?
Kon­tenliste: Welche Bankkon­ten gibt es? Wichtig sind auch Voll­macht­en für die Kon­ten für eine Per­son des Ver­trauens.
Ver­mö­gen­sauf­stel­lung: Welche Leasin­gob­jek­te, welch­es Anlage- und Kap­i­talver­mö­gen, welche Verbindlichkeit­en hat der Betrieb?
Zugriff: Wie laut­en Pass­wörter oder Safekom­bi­na­tio­nen, wo sind wichtige Schlüs­sel?
Doku­mente: Wo wer­den Tes­ta­ment, Patien­ten­ver­fü­gung, Voll­macht­en und ein Ver­tragsmuster für Inter­ims­man­ag­er auf­be­wahrt?
Son­stiges: wichtige Ansprech­part­ner, wichtige Patente oder Rezep­turen, Mit­glied­schaften in Ver­bän­den und Vere­inen



Quelle: TRIALOG, Das Unternehmer­magazin Ihrer Berater und der DATEV, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg, Aus­gabe 01/2013

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