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Forderungsmanagement: Keiner rutscht durchs Raster

Durch Zahlungsausfälle oder ‑verzögerungen können selbst starke Unternehmen in finanzielle Not geraten. Ein vorausschauendes Forderungsmanagement mit der passenden Software und erfahrenen Dienstleistern hilft dabei, die Liquidität zu sichern.

Text: Eva Müller-Tauber


Im Geschäft mit Fir­menkun­den geht heute wenig ohne großzügige Zahlungsziele, sie wer­den von Auf­tragge­bern zunehmend als Finanzierungsin­stru­ment genutzt. Auch Paul Greined­er, der mit sein­er Frau Mar­got Ess­er-Greined­er die Phar­mos Natur Green Lux­u­ry GmbH im ober­bay­erischen Uff­ing am Staffelsee leit­et, räumt daher branchenübliche Fris­ten ein. Wer sich aber darüber hin­aus auf seine Kosten zusät­zliche Liq­uid­ität ver­schaf­fen will und Rech­nun­gen zu spät oder nicht begle­icht, hat schlechte Karten. Forderungs­man­age­ment und Mah­n­we­sen des Her­stellers von Heilpflanzenkos­metik sind straff organ­isiert. Ein Com­put­er­pro­gramm informiert bei Ablauf des Zahlungsziels über nicht beglich­ene Rech­nun­gen. „Wir mah­nen säu­mige Schuld­ner sofort, meis­tens ohne vorher anzu­rufen“, sagt Greined­er. „Aus­nah­men machen wir nur bei langjähri­gen Kun­den, die wir per­sön­lich ken­nen.“

Neben diesem kon­se­quenten Vorge­hen gibt es einen weit­eren Grund dafür, dass der Fir­menchef bis­lang kaum Forderun­gen über ein Inkas­sobüro oder einen Recht­san­walt ein­treiben musste. Eine soge­nan­nte Delkred­ere­ver­sicherung sichert das Unternehmen bei Waren­liefer­un­gen ins In- und Aus­land für den Fall ab, dass jemand nicht zahlt. Zugle­ich behält der Kred­itver­sicher­er die Bonität der Auf­trag­nehmer im Blick und prüft die Zahlungs­fähigkeit möglich­er Neukun­den. Bei einem neg­a­tiv­en Ergeb­nis gibt es keinen Schutz im Rah­men der Delkred­ere­po­lice. Für Greined­er heißt das, keine Geschäfts­beziehung einzuge­hen: „Wir arbeit­en nur mit Abnehmern zusam­men, bei denen unser Kred­itver­sicher­er grünes Licht bezüglich deren Zahlungs­fähigkeit gegeben hat.“

FORDERUNGSMANAGEMENT

Acht Tipps für den schnelleren Weg zum Geld

Über­prüfen Sie die Bonität, bevor Sie einem Kun­den einen Kred­it ein­räu­men – und behal­ten Sie diese stets im Blick. Nutzen Sie dafür jede ver­füg­bare Infor­ma­tion­squelle.

Bieten Sie Zahlungsan­reize. Durch Skon­ti sowie über eine enge Kon­tak­tpflege erre­ichen Sie eher, dass Kun­den Ihre Rech­nun­gen von sich aus frühzeit­ig begle­ichen.

Stellen Sie Rech­nun­gen zeit­nah. Ver­mei­den Sie dabei for­male Fehler, die zu Rekla­ma­tio­nen und so zu berechtigten Verzögerun­gen beim Begle­ichen der Forderung führen kön­nen.

Opti­mieren Sie Ihr Mah­n­we­sen. Mah­nen Sie nach ein­er kurzen Kulanzzeit. Prüfen Sie vorher akribisch, ob alle Leis­tun­gen kom­plett erbracht und alle Buchun­gen erfasst wur­den.

Pla­nen Sie Ihre Liq­uid­ität sorgfältig. Seien Sie bei erwarteten Zahlun­gen nicht zu opti­mistisch. Klären Sie frühzeit­ig mit der Bank die Finanzierung möglich­er Außen­stände.

Set­zen Sie Forderun­gen mit extern­er Hil­fe durch. Helfen Mah­nun­gen nicht weit­er, soll­ten Sie einen Inkas­so­di­en­stleis­ter und einen Recht­san­walt ein­schal­ten.

Erwä­gen Sie den Abschluss ein­er Delkred­ere­ver­sicherung. Sie prüft kon­tinuier­lich die Bonität Ihrer Kun­den und zahlt im vere­in­barten Rah­men bei Forderungsaus­fällen.

Denken Sie auch über Fac­tor­ing nach. Der Forderungsverkauf wird als langfristiges Finanzierungsin­stru­ment immer inter­es­san­ter. Beim Full-Ser­vice-Fac­tor­ing lassen sich sog­ar das firmeneigene Mah­n­we­sen sowie das Deb­itoren­man­age­ment out­sourcen.

Quellen: Grün­derzeit­en 08 „Forderungs­man­age­ment“ des BMWi/Professor Bernd Weiß, Hochschule Bochum

Meiden Sie wenig solide Firmen

Wer wie Greined­er regelmäßig die Bonität der Kun­den prüft, kon­se­quent Forderun­gen ein­treibt und sich zudem gegen Zahlungsaus­fälle absichert, min­imiert das Risiko, durch finanziell angeschla­gene Fir­men selb­st Liq­uid­ität­sprob­leme zu bekom­men. Laut der Auswer­tung „Zahlungs­fähigkeit deutsch­er Unternehmen“ der Bürgel Wirtschaftsin­for­ma­tio­nen GmbH & Co. KG in Ham­burg vom Früh­jahr 2015 bergen derzeit 290.000 Betriebe ein sehr hohes Zahlungsaus­fall­risiko. „Durch Forderungsaus­fälle entste­hen Schä­den in Mil­liar­den­höhe“, sagt Geschäfts­führer Nor­bert Sell­in, „und durch Domi­no­ef­fek­te kön­nen weit­ere Unternehmen in Schieflage ger­at­en.“

Daher rät Bernd Weiß, detail­lierte Infor­ma­tio­nen zur Bonität einzu­holen, bevor Fir­men ihren Kun­den Zahlungsziele ein­räu­men. „Die beste Vor­sorge gegen Zahlungsaus­fälle ist, kri­tis­chen Kan­di­dat­en keinen Kred­it zu gewähren oder mitunter ganz auf ein Geschäft zu verzicht­en“, so der Pro­fes­sor für All­ge­meine Betrieb­swirtschaft­slehre, Finanzwirtschaft und Con­trol­ling an der Hochschule Bochum, der zudem das Insti­tut für Unternehmens­di­ag­nose (InDi­ag) leit­et. Und die Rech­nung sollte gestellt wer­den, sobald die Leis­tung erbracht ist – unbe­d­ingt unter Beach­tung der for­malen Details. „Jede Unge­nauigkeit in der Rech­nung kann der Kunde nutzen, um die Zahlung hin­auszuzögern oder zu ver­weigern“, warnt Weiß. Wer den Auf­tragge­ber kurz vor Ablauf der Zahlungs­frist tele­fonisch frage, ob er mit der Leis­tung zufrieden sei, schlage zwei Fliegen mit ein­er Klappe: „Er holt wertvolles Feed­back ein und kann neben­bei darauf hin­weisen, dass bald die Rech­nung fäl­lig ist.“

Ist das Zahlungsziel über­schrit­ten, sollte spätestens nach ein­er Kulanz­woche eine schriftliche Mah­nung raus­ge­hen. „Damit gerät der Kunde geset­zlich in Zahlungsverzug“, so Weiß. Der tritt bei Rech­nun­gen ohne fes­ten Zahlung­ster­min son­st automa­tisch 30 Tage nach Ein­gang der Rech­nung beim Kun­den ein. Ab dann muss der Schuld­ner den soge­nan­nten Verzugss­chaden erset­zen. Dazu zählen Zin­sen, mögliche Anwalts- oder Inkas­sokosten sowie gegebe­nen­falls ent­gan­gener Gewinn. Seit Mitte 2014 dür­fen Gläu­biger pauschal 40 Euro für Mah­nak­tiv­itäten ver­lan­gen. Bei guten und langjähri­gen Geschäftspart­nern, so Experte Weiß, empfehle sich aber zuerst ein Tele­fonat: „So lässt sich leicht her­aus­fil­tern, ob der Abnehmer nicht zahlen kann oder nicht zahlen will – und es find­en sich leichter Lösun­gen, damit der Gläu­biger zu seinem Geld kommt und die Geschäfts­beziehung aufrechter­hal­ten wer­den kann.“

Verringern Sie den Zinsnachteil

Auch aus steuer­lich­er Sicht soll­ten Fir­menchefs inter­essiert sein, dass Rech­nun­gen zügig beglichen wer­den. „Schließlich müssen sie für die Umsatzs­teuer gegenüber dem Finan­zamt in Vor­leis­tung treten“, so Nora Schmidt-Kessel­er, Haupt­geschäfts­führerin der Bun­dess­teuer­ber­aterkam­mer in Berlin. „Je länger der Abnehmer mit der Zahlung wartet, umso höhere Zin­snachteile erlei­det der leis­tende Unternehmer aus seinem Zwangskred­it an den Fiskus.“

Beim Forderungs­man­age­ment helfen kann der Steuer­ber­ater, indem er zeit­nah – je nach Organ­i­sa­tion der Buch­hal­tung wöchentlich, vierzehn­täglich oder monatlich – einen Überblick über die offe­nen Forderun­gen erstellt. „Außer­dem lassen sich durch Ver­gan­gen­heit­s­analy­sen säu­mige Zahler her­ausar­beit­en, von denen der Unternehmer dann beispiel­sweise Vorauszahlun­gen ver­lan­gen kann“, ergänzt Schmidt-Kessel­er. Zusät­zlich kann der Steuer­ber­ater den Unternehmer über Möglichkeit­en eines Fac­tor­ing informieren und berech­nen, was für finanzielle Vorteile aus ein­er Abgabe aller oder bes­timmter Forderun­gen an ein Fac­tor­ing-Unternehmen zu erwarten sind.


Bei Fra­gen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: TRIALOG, Das Unternehmer­magazin Ihrer Berater und der DATEV, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg, Aus­gabe 03/2015

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