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Der Zugriff auf Kassendaten einer Einzelunternehmerin innerhalb einer Außenprüfung

Der Bundesfinanzhof hatte in einem aktuellen Fall zu entscheiden, ob das Finanzamt Zugriff auf die Kassendaten einer Einzelunternehmerin innerhalb einer Außenprüfung hat. Zu entscheiden war die Frage, ob die Daten zum Warenverkauf vom Datenzugriffsrecht des FA umfasst sind, da die Einzelunternehmerin nicht zur Einzelaufzeichnung verpflichtet war.


In dem Stre­it­fall erzielte eine Einzel­händ­lerin gewerbliche Einkün­fte aus dem Betrieb ein­er Apotheke. Sie war nach §§ 238 ff. des Han­dels­ge­set­zbuchs (HGB) buch­führungspflichtig und ver­wen­dete ein speziell für Apotheken entwick­eltes PC-gestütztes Erlöser­fas­sungssys­tem mit inte­gri­ert­er Waren­wirtschaftsver­wal­tung.

Die Tage­sein­nah­men wur­den über mod­u­lare PC-Reg­istri­erkassen erfasst, dann durch Tage­send­sum­men­bons mit anschließen­der Null­stel­lung aus­gew­ertet und als Summe in ein manuell geführtes Kassen­buch einge­tra­gen.

Das Finan­zamt ord­nete für die Stre­it­jahre eine Außen­prü­fung bei der Einzel­händ­lerin an. Zusam­men mit der Prü­fungsanord­nung bat es um die Vor­lage der ggf. in elek­tro­n­is­ch­er Form gefer­tigten Buch­hal­tung auf einem maschinell ver­w­ert­baren Daten­träger.

Zur Prü­fungsvor­bere­itung forderte der Prüfer zudem, bes­timmte Dat­en aus dem Waren­wirtschaftssys­tem – u. a. die „Einzel­dat­en der Reg­istri­erkasse (Jour­nal der EDV-Kasse sowie Dat­en der Z‑Bons)“ und die „Einzel­dat­en des Waren­verkaufs“ – in elek­tro­n­isch ver­w­ert­bar­er Form vorzule­gen.

Die Einzel­händ­lerin über­sandte daraufhin eine CD mit bere­it­gestell­ten Dat­en des Kassen­sys­tems. Die Datei mit der Einzel­doku­men­ta­tion der Verkäufe hat­te sie zuvor ent­fer­nt, da sie der Ansicht war, das Finan­zamt habe kein entsprechen­des Zugriff­s­recht.

Die Einzelun­ternehmerin war der Auf­fas­sung, dass das Finan­zamt nicht berechtigt gewe­sen sei, Ein­sicht in die ange­forderte Verkaufs­datei zu nehmen, weil sie nicht verpflichtet gewe­sen sei, die von ihr getätigten Verkäufe im Einzel­nen manuell oder auf einem Daten­träger aufzuze­ich­nen.

Die Entscheidung

Mit Urteil vom 16.12.2014 (Az. X R 42/13) hat der Bun­des­fi­nanzhof (BFH) entsch­ieden, dass Einzel­händler nach den Grund­sätzen ord­nungs­gemäßer Buch­führung verpflichtet sind, im Rah­men der Zumut­barkeit sämtliche Geschäftsvor­fälle ein­schließlich der über die Kasse bar vere­in­nahmten Umsätze einzeln aufzuze­ich­nen.

Anders als das Finanzgericht kam der BFH zu dem Ergeb­nis, dass die Einzelun­ternehmerin nach § 238 Abs. 1 Satz 1 des Han­dels­ge­set­zbuchs zur Aufze­ich­nung der einzel­nen Geschäftsvor­fälle verpflichtet war und die Kassendat­en der Finanzbe­hörde in elek­tro­n­isch ver­w­ert­bar­er Form über­lassen musste.

Die Buch­führung müsse stets einen zuver­läs­si­gen Ein­blick in den Ablauf aller Geschäfte geben. Drit­ten müsse es möglich sein, den Ablauf und den Inhalt aller Geschäfte zu über­prüfen. Deshalb sei es nach den Grund­sätzen ord­nungs­gemäßer Buch­führung erforder­lich, dass verdichtete Buchun­gen in Einzel­po­si­tio­nen aufgegliedert wer­den kön­nten.

Dies gelte auch für Bargeschäfte, sofern Einze­laufze­ich­nun­gen dem Steuerpflichti­gen zumut­bar seien. Er könne zwar frei entschei­den, wie er seine Waren­verkäufe erfasse. Entschei­de er sich aber für ein Kassen­sys­tem, das sämtliche Kassen­vorgänge einzeln und detail­liert aufze­ichne sowie diese spe­ichere, könne er sich nicht auf die Unzu­mut­barkeit der Aufze­ich­nungsverpflich­tung berufen und müsse seine Aufze­ich­nun­gen auch auf­be­wahren.

Die Finanzbe­hörde habe dann inner­halb ein­er Außen­prü­fung das Recht, die mith­il­fe des Daten­ver­ar­beitungssys­tems (PC-Kasse) erstell­ten Dat­en auf einem maschinell ver­w­ert­baren Daten­träger zur Prü­fung anzu­fordern.


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